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办公软件操作

文章来源:泸州起点职业技能培训学校   发布时间:2013-09-09 11:28:22   浏览量:[]

    一、把PPT转WORD形式的方法   
    1.利用"大纲"视图  打开PPT演示文稿,单击"大纲",在左侧"幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标,按"Ctrl+A"组合健全选内容,然后使用"Ctrl+C"组合键或右键单击在快捷菜单中选择"复制"命令,然后粘贴到Word里。  提示:这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。  
   
    2.利用"发送"功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片,单击"文件"→"发送"→"MicrosoftWord"菜单命令。然后选择"只使用大纲"单选按钮并单击"确定"按钮,等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。  提示: 在转换后会发现Word有很多空行。在Word里用替换功能全部删除空行可按"Ctrl+H"打开"替换"对话框,在"查找内容"里输入"^p^p",在"替换为"里输入"^p",多单击几次"全 部替换"按钮即可。("^"可在英文状态下用"Shift+6"键来输入。)

    3.利用"另存为"直接转换    打开需要转换的幻灯片,点击"文件"→"另存为",然后在"保存类型"列表框里选择存为"rtf"格式。现在用Word打开刚刚保存的rtf文件,再进行适当的编辑即可实现转换。  

    4.PPTConverttoDOC软件转换 PPTConverttoDOC是绿色软,解压后直接运行,在运行之前请将Word和PPT程序都关闭。选中要转换的PPT文件,直接拖曳到"PPTConverttoDOC"程序里。单击工具软件里的"开始"按钮即可转换,转换结束后程序自动退出。
   
    提示:  如果选中"转换时加分隔标志",则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。转换完成后即可自动新建一个Word文档,显示该PPT文件中的所有文字。

    二、把PDF转换成Word的方法  Adobe Acrobat 7.0 Professional 是编辑PDF的软件。用Adobe Acrobat 7.0 Professional 打开他另存为WORD试试看。  或者用ScanSoft PDF Converte,安装完成后不须任何设置,它会自动整合到Word中。当我们在Word中点击“打开”菜单时,在“打开”对话框的“文件类型”下拉菜单中可以看到“PDF”选项,这就意味着我们可以用Word直接打开PDF文档了! ScanSoft PDF Converter的工作原理其实很简单,它先捕获PDF文档中的信息,分离文字、图片、表格和卷,再将它们统一成Word格式。由于Word在打开 PDF文档时,会将PDF格式转换成DOC格式,因此打开速度会较一般的文件慢。打开时会显示PDF Converter转换进度。转换完毕后可以看到,文档中的文字格式、版面设计保持了原汁原味,没有发生任何变化,表格和图片也完整地保存下来了,可以轻松进行编辑。  除了能够在Word中直接打开PDF文档外,右击PDF文档,在弹出菜单中选择“Open PDF in Word”命令也可打开该文件。另外,它还会在Outlook中加入一个工具按钮,如果收到的电子邮件附件中有PDF文档,就可以直接点击该按钮将它转换成Word文件。  有时我们在网上搜索到PDF格式的文件,同样可以通过右键菜单的相关命令直接在Word中打开它。  

    三、Word转换成PPT的方法  我们通常用Word来录入、编辑、打印材料,而有时需要将已经编辑、打印好的材料,做成PowerPoint演示文稿,以供演示、讲座使用。如果在PowerPoint中重新录入,既麻烦又浪费时间。如果在两者之间,通过一块块地复制、粘贴,一张张地制成幻灯片,也比较费事。其实,我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。 首先,打开Word文档,全部选中,执行“复制”命令。然后,启动PowerPoint,如果是Word 2002版,选择“普通”视图,单击“大纲”标签;如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡,显示的方法是在“视图”菜单上,单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角,单击〔普通视图(恢复窗格)〕按钮;如果是Word 97/2000版,可直接选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻灯片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按〔Shift+Enter〕。经过调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。 反之,如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处,按〔BackSpace〕(退格键),重复多次,将所有的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、粘贴到Word中即可。 

    四、将PDF转换成TXT的方法 

    方法一: 用以上方法将PDF转DOC,再用WORD将DOC转TXT 

    方法二:用PDF2TXT 3.1汉化版   PDF2TXT 3.1汉化版可以快速把.pdf文件转换为.txt或.htm(.html)文件的小工具.操作简单,快捷注:Adobe Acrobat Reader6.0以上版本可以直接把PDF文件另存为txt文件。  

    五、PDF转BMP  

    方法一:用PDFTOOLS   PDF是Adobe公司开发的作为全世界可移植电子文档的通用格式,它能够正确保存源文件的字体、格式、颜色和图片,使文件的交流可以轻易跨越应用程序和系统平台的限制。但是,一些文档的特殊操作(如提取PDF文档中的一段文字或图片)对于一般用户来说,不是那么容易上手的。不过现在有了PDFTools这款神奇工具后,你就可以轻松地把PDF文档的内容转换成HTM、TXT和BMP这三种常用的文件格式。为了PDFTools能更好地为我们服务,我们首先得对它进行一番设置。在主界面中点击菜单“文件→设置”或直接按“Ctrl+D”组合键调出设置对话框。在“常规设置”标签页中设置页面的转换范围,默认为全部转换,你可以点击下拉按钮,选择“选择指定页”后,输入转换的起始页和停止页。未注册版本只能转换PDF文档的前五页内容。   “输出设置”框的内容是设置输入图片的像素和JPEG图片质量。选中“转换后浏览”的复选框,那么当文档转换完成后,程序就会调出对应程序打开转换后的文件。“PDF2HTM”标签页只有一“使用完全处理模式”复选框,依实际情况决定。 

    六、PDF转HTM 的方法  

    HTM是网页的通用格式,但PDFTools转换HTM文件后,所形成的HTM文件并不包含有PDF文档中的文字,而是将PDF文档的内容转换成JPG图像文件,然后再用HTML语言将图片嵌入到网页中。生成的HTM文件是一个框架网页,即左边是各页面的链接窗口,右边的内容就是JPG图片了。如果你用的是IE6的话,当鼠标移到右边窗口后,就会浮出一排快捷工具栏。  首先选择菜单“工具→PDF转HTM”,使其转为HTM模式。接着打开文件有多种操作方式:通过菜单“文件→打开”直接按“Ctrl+F”键后调出打开对话框选择文件,或者直接把待转换的PDF文档拖到PDFTools主界面中,软件马上开始转换。转换后的文件是保存在源文件中,而且还有相应名称的子文件夹,里面就是一些JPG图片和其它资源。最后弹出一个提示窗口,点击“确定”即可。

下面是一些常用的办公软件快捷指令:

Ctrl+S 保存 
Ctrl+W 关闭程序 
Ctrl+N 新建 
Ctrl+O 打开 
Ctrl+Z 撤销 
Ctrl+F 查找 
Ctrl+X 剪切 
Ctrl+C 复制 
Ctrl+V 粘贴 
Ctrl+A 全选 
Ctrl+[ 缩小文字 
Ctrl+] 放大文字 
Ctrl+B 粗体   
Ctrl+I 斜体 
Ctrl+U 下划线  
Ctrl+Shift 输入法切换 
Ctrl+空格 中英文切换 
Ctrl+回车 QQ号中发送信息 
Ctrl+Home 光标快速移到文件头 
Ctrl+End 光标快速移到文件尾 
Ctrl+Esc 显示开始菜单
Ctrl+Shift+< 快速缩小文字 
Ctrl+Shift+> 快速放大文字 
Ctrl+F5 在IE中强行刷新 
Ctrl+拖动文件 复制文件  
Ctrl+Backspace 启动\关闭输入法  拖动文件时按住
Ctrl+Shift 创建快捷方式   
Alt+空格+C 关闭窗口 
Alt+空格+N 最小化当前窗口 
Alt+空格+R 恢复最小化窗口 
Alt+空格+X 最大化当前窗口 
Alt+空格+M 移动窗口 
Alt+空格+S 改变窗口大小 
Alt+Tab 两个程序交换 
Alt+255 QQ号中输入无名人 
Alt+F 打开文件菜单 
Alt+V 打开视图菜单 
Alt+E 打开编辑菜单 
Alt+I 打开插入菜单 
Alt+O 打开格式菜单 
Alt+T 打开工具菜单 
Alt+A 打开表格菜单
Alt+W 打开窗口菜单
Alt+H 打开帮助菜单 
Alt+回车 查看文件属性 
Alt+双击文件 查看文件属性 
Alt+X 关闭C语言 
Shift快捷键 
Shift+空格 半\全角切换  
Shift + Delete 永久删除所选项,而不将它放到“回收站”中。 
拖动某一项时按 CTRL 复制所选项。  
拖动某一项时按 CTRL + SHIFT 创建所选项目的快捷键。 
WORD全套快捷键小技巧 
CTRL+O 打开 
CTRL+P 打印 
CTRL+A 全选  
CTRL+[/] 对文字进行大小设置(在选中目标情况下) 
CTRL+D 字体设置(在选中目标情况下) 
CTRL+G/H 查找/替换; 
CTRL+N 全文删除;  
CTRL+M 左边距(在选中目标情况下); 
CTRL+U 绘制下划线(在选中目标情况下); 
CTRL+B 加粗文字(在选中目标情况下); 
CTRL+I 倾斜文字(在选中目标情况下);
CTRL+Q 两边对齐(无首行缩进),(在选中目标情况下)或将光标放置目标文字的段尾,亦可操作 
CTRL+J 两端对齐(操作同上) 
CTRL+E 居中(操作同上) 
CTRL+R 右对齐(操作同上) 
CTRL+K 插入超链接  
CTRL+T/Y 可进行首行缩进(将光标移到需做此操作的段尾,或将此段选中进行操作  
Ctrl+A(或Ctrl+小键盘上数字5):选中全文。 
Ctrl+B:给选中的文字加粗(再按一次,取消加粗)。 
Ctrl+C:将选中的文字复制到剪贴板中。  
Ctrl+D:打开“字体”对话框,快速完成字体的各种设置。 
Ctrl+E:使光标所在行的文本居中。  
Ctrl+F:打开“查找与替换”对话框,并定位在“查找”标签上。 
Ctrl+G:打开“查找与替换”对话框,并定位在“定位”标签上。 
Ctrl+H:打开“查找与替换”对话框,并定位在“替换”标签上。 
Ctrl+I:使选中的文字倾斜(再按一次,取消倾斜)。 
Ctrl+K:打开“插入超链接”对话框。  
Ctrl+Shift+L:给光标所在行的文本加上“项目符号”。 
Ctrl+M:同时增加首行和悬挂缩进。 
Ctrl+Shift+M:同时减少首行和悬挂缩进。 
Ctrl+N:新建一个空文档。
Ctrl+O(或Ctrl+F12):打开“打开”对话框。 
Ctrl+P(或Ctrl+Shift+F12):打开“打印”对话框。 
Ctrl+R:使光标所在行的文本右对齐。  
Ctrl+S:为新文档打开“另保存为”对话框,或对当前文档进行保存。  Ctrl+T:增加首行缩进。 
Ctrl+Shift+T:减少首行缩进。  
Ctrl+U:给选中的文字加上下划线(再按一次,去年下划线)。 
Ctrl+V:将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。若剪贴板中有多个内容,则将最后一条内容粘贴到光标处。                 
Ctrl+X:将选中的文字剪切到剪贴板中。  
Ctrl+Z:撤销刚才进行的操作(可以多次使用)。 
Ctrl+0:将选中的文本每段前增加12磅的间距。  
Ctrl+1:若选中的文本行距不是“单倍行距”,则将其快速设置为“单倍行距”。  
Ctrl+2:将选中的文本行距设置为“两倍行距”。 
Ctrl+5:将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”。 
Ctrl+F2:快速执行“打印预览”功能。 
Ctrl+F4:关闭当前文档。  
Ctrl+F5:使窗口还原到最大化之前的状态。 
Ctrl+Shift+F5:打开“书签”对话框。  
Ctrl+Shift+F8:激活列选择功能,即通常所说的选择竖块文本(再按一次或按ESC键,取消该功能)。
Ctrl+F9:在光标处插入一域记号“{}”(注意:直接输入的一对大括号不能作为域记号)。  
Ctrl+F5:使窗口还原到最大化之前的状态(再按一次,就会使窗口再次最大化)。